A principal função da coordenação é ser um ponto de apoio na agência, tanto para a equipa dos consultores como para os brokers.
Existem muitas competências e funções que trazem benefícios, vejamos quais são e as suas vantagens:
Gestão de leads/ contatos recebidos
Cada contato é um potencial negócio, é de suma importância garantir que todos os nossos clientes são atendidos e lhes é prestado o serviço para o qual nos contactam da forma mais eficaz e eficiente possível.
O controlo de todas as leads recebidas permite que cada consultor tenha acesso a todos os contatos que recebe, para que dê o devido acompanhamento. Sendo assim um grande apoio para a equipa comercial.
Ponto de apoio à gestão processual
A cada nova angariação do consultor é importante validar toda a documentação recebida, o que confere uma dupla verificação da documentação, assegurando sempre a maior segurança e fiabilidade dos processos, para que rapidamente se possa iniciar a promoção do imóvel e com isso, conseguir uma venda mais rápida do imóvel.
Organização de todos os processos e arquivos
Para uma gestão eficaz dos processos é imperativo uma boa organização dos mesmos, de forma a que os processos sejam facilmente localizados. Assim como é importante arquivar todos os processos de fecho de negócio para futuras transações ou outras diligências necessárias.
Gestão de carteira de imóveis e dos portais imobiliários
É importante fazer a gestão da carteira de imóveis e estar atento aos prazos dos contratos, imóveis que já tenham sido transacionados ou até mesmo em caso de baixas de preço, devidamente alterados no sistema CRM. O controlo da carteira de imóveis nos portais imobiliários, permite-nos também gerir a nível das estatísticas (visualizações, pedidos de contato, favoritos, etc.) e dar acesso aos consultores a esta informação, para que de uma forma mais eficiente consigam dar acompanhamento aos seus clientes proprietários.
Assegurar o bom funcionamento dos equipamentos
A agência é o local de trabalho principal da equipa de consultores, ou seja, é necessário garantir que todos os equipamentos estão devidamente em funcionamento (impressoras, telefones, salas de atendimento, etc.) de forma a que todo o ambiente de agência seja funcional para o desenvolvimento de um bom trabalho individual, seja em trabalho de backoffice, seja no atendimento ao cliente.
Assegurar uma boa experiência
Por fim, a coordenação para além de todas estas funções, e outras que aqui não estão espelhadas, é a cara principal da agência, o primeiro contato que o cliente tem quando entra na nossa agência, sendo importante que este primeiro contato seja agradável e proporcione de imediato uma boa primeira experiência com a empresa.